Khách hàng mới trong 15 phút: Quy trình Onboarding kỹ thuật số cho các công ty tư vấn thuế (Danh sách kiểm tra + Quy trình)

Giới thiệu về quy trình onboarding kỹ thuật số cho các công ty tư vấn thuế

Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, quy trình onboarding kỹ thuật số cho các công ty tư vấn thuế là một yếu tố quyết định cho hiệu quả và sự hài lòng của khách hàng. Nhiều cố vấn thuế đang phải vật lộn với các quy trình thủ công tốn thời gian khi tiếp nhận khách hàng mới. Tuy nhiên, với các công cụ hiện đại như Mandanten-Manager, bạn có thể xử lý một khách hàng mới chỉ trong 15 phút. Bài viết này sẽ làm sáng tỏ quy trình, danh sách kiểm tra thực tế và cách bạn đảm bảo tuân thủ GoBD và DSGVO.

Quy trình làm việc onboarding điển hình bao gồm các bước như liên hệ ban đầu, thu thập dữ liệu, ký kết hợp đồng và tích hợp vào hệ thống kế toán. Các công cụ kỹ thuật số giúp giảm thời gian xuống dưới 15 phút thông qua các biểu mẫu tự động và chữ ký điện tử. Hãy đọc tiếp để biết thêm các thông tin thực tiễn và Các bài viết blog khác để tối ưu hóa công ty của bạn.

Quy trình onboarding kỹ thuật số là gì? Cơ sở và định nghĩa

Cụm từ quy trình onboarding kỹ thuật số cho các công ty tư vấn thuế dùng để chỉ việc tiếp nhận khách hàng mới một cách tự động thông qua các nền tảng kỹ thuật số. Khác với các phương pháp truyền thống yêu cầu biểu mẫu giấy và gặp mặt trực tiếp, nó cho phép tích hợp liền mạch, an toàn và nhanh chóng. Các thành phần chính bao gồm xác minh danh tính, tuyên bố bảo mật dữ liệu và truyền dữ liệu ban đầu.

Theo một nghiên cứu của Hiệp hội Cố vấn Thuế, các công ty tiết kiệm tới 70% thời gian nhờ các quy trình kỹ thuật số. Các công cụ như DATEV hoặc các giải pháp đám mây tích hợp liền mạch và giảm thiểu các nguồn lỗi. Đối với các cố vấn thuế, điều này có nghĩa là: Tập trung nhiều hơn vào tư vấn thay vì hành chính.

Lợi ích của onboarding kỹ thuật số

• Chấp nhận khách hàng nhanh hơn: Có thể tiếp nhận khách hàng mới trong 15 phút.
• Sự hài lòng của khách hàng cao hơn nhờ cách tiếp cận mobile-first và tối ưu hóa UX.
• Khả năng mở rộng: Lý tưởng cho các công ty đang phát triển.
• Giảm thiểu tỷ lệ bỏ dở (drop-off) trong quy trình làm việc nhờ các quy trình trực quan.
• Tuân thủ quy định: Tự động kiểm tra GoBD và DSGVO.

Những lợi ích này làm cho quy trình làm việc onboarding cố vấn thuế trở thành một phần bắt buộc trong tư vấn thuế hiện đại.

Quy trình onboarding kỹ thuật số: Hướng dẫn từng bước

Một quy trình onboarding khách hàng mới hiệu quả bắt đầu từ lần liên hệ đầu tiên. Dưới đây là một quy trình thực tế dựa trên các công cụ như Mandanten-Manager:

1. Bước 1: Liên hệ ban đầu và đăng ký – Khách hàng nhận được liên kết đến một cổng thông tin an toàn.
2. Bước 2: Thu thập dữ liệu – Các biểu mẫu tự động cho dữ liệu cá nhân và xác minh danh tính.
3. Bước 3: Tuyên bố bảo mật dữ liệu và sự đồng ý – Tuân thủ DSGVO thông qua chữ ký điện tử.
4. Bước 4: Ký kết hợp đồng – Chữ ký số và cấp giấy ủy quyền.
5. Bước 5: Truyền dữ liệu ban đầu – Tải lên chứng từ an toàn và tích hợp vào hệ thống CRM.
6. Bước 6: Tích hợp vào kế toán – Tự động chuyển vào các hệ thống như DATEV.

Thông qua các cổng thông tin được mã hóa, việc truyền dữ liệu an toàn được đảm bảo, giải quyết các thách thức phổ biến như bảo mật dữ liệu. Với Mandanten-Manager, việc này diễn ra trong vòng chưa đầy 15 phút.

Tích hợp các hệ thống CRM như Mandanten-Manager

Mandanten-Manager cải thiện hiệu quả bằng cách tích hợp các chức năng CRM. Nhắc nhở tự động về thời hạn và kiểm tra tuân thủ giúp giảm thiểu sai sót. Xem giá để biết các gói phù hợp.

Danh sách kiểm tra tiếp nhận khách hàng: Danh sách kiểm tra Mandanten-Manager

Một danh sách kiểm tra tiếp nhận khách hàng toàn diện là rất thiết yếu. Dưới đây là danh sách định hướng thực tế cho quy trình kỹ thuật số của bạn:

• Xác minh danh tính: Kiểm tra dữ liệu căn cước qua Video-Ident hoặc tải lên.
• Tuyên bố bảo mật dữ liệu: Thu thập sự đồng ý theo DSGVO.
• Cấp giấy ủy quyền: Chữ ký số cho các vấn đề về thuế.
• Truyền dữ liệu ban đầu: Tải lên hồ sơ thuế và chứng từ.
• Thời hạn yêu cầu chứng từ: Xác định thời hạn nộp hồ sơ.
• Tuân thủ GoBD: Đảm bảo tài liệu không thể thay đổi.
• Tích hợp vào hệ thống: Tự động chuyển vào DMS và CRM.

Danh sách kiểm tra này giảm thiểu rủi ro và đảm bảo việc tiếp nhận khách hàng mới trong 15 phút diễn ra suôn sẻ.

Tuân thủ trong onboarding kỹ thuật số: GoBD và DSGVO

GoBD yêu cầu tài liệu không thể thay đổi và lưu trữ an toàn chống sửa đổi. Các công cụ như hệ thống DMS đáp ứng điều này thông qua việc ghi nhật ký tự động. Do đó, việc tuân thủ GoBD công ty tư vấn thuế được đảm bảo.

Đối với bảo mật dữ liệu DSGVO Onboarding, bạn cần sự đồng ý cho việc xử lý dữ liệu và lưu trữ an toàn. Các cổng thông tin được mã hóa ngăn chặn các vi phạm bảo mật dữ liệu.

Yêu cầu chứng từ và quản lý thời hạn

Yêu cầu chứng từ phải được thực hiện đúng hạn, ví dụ: trong phạm vi các quy định của luật thuế. Mandanten-Manager gửi lời nhắc tự động để tránh bị phạt.

Thách thức và giải pháp trong onboarding kỹ thuật số

Các vấn đề phổ biến là bảo mật dữ liệu và truyền dữ liệu an toàn. Giải pháp: Các cổng thông tin được mã hóa và thiết kế mobile-first giúp giảm tỷ lệ bỏ dở. Tối ưu hóa UX đảm bảo quy trình làm việc trực quan.

Một nghiên cứu cho thấy 40% các công ty đã có thể mở rộng quy trình của họ nhờ số hóa. Hãy sử dụng tài liệu kỹ thuật số cố vấn thuế để đạt được thành công lâu dài.

Thông tin thực tiễn: Công cụ và các phương pháp hay nhất

Tích hợp các công cụ như Lexoffice để quản lý chứng từ. Mandanten-Manager kết hợp onboarding với CRM cho các quy trình tự động.

Kết luận: Tối ưu hóa quy trình onboarding của bạn với Mandanten-Manager

Quy trình onboarding kỹ thuật số công ty tư vấn thuế cho phép chấp nhận khách hàng hiệu quả trong khi vẫn tuân thủ các quy định. Hãy bắt đầu ngay bây giờ và hưởng lợi từ khả năng mở rộng và sự hài lòng của khách hàng. Dùng thử miễn phí ngay!