Новий клієнт за 15 хвилин: цифровий процес онбордингу для податкових консультантів (чек-лист + процес)

Вступ до цифрового процесу онбордингу для податкових консультантів

У сучасному цифровому світі цифровий процес онбордингу для податкових консультантів є вирішальним фактором ефективності та задоволеності клієнтів. Багато податкових консультантів борються з трудомісткими ручними процесами при прийомі нових клієнтів. Проте за допомогою сучасних інструментів, таких як Mandanten-Manager, ви можете опрацювати нового клієнта за 15 хвилин. Ця стаття розглядає процес, практичний чек-лист та способи забезпечення відповідності GoBD та DSGVO.

Типовий робочий процес онбордингу включає такі кроки, як перший контакт, збір даних, укладення договору та інтеграція в системи бухгалтерського обліку. Цифрові інструменти скорочують цей час до менш ніж 15 хвилин завдяки автоматизованим формам та електронним підписам. Читайте далі, щоб отримати практичні поради та переглянути інші статті в блозі, щоб оптимізувати вашу контору.

Що таке цифровий процес онбордингу? Основи та визначення

Під терміном цифровий процес онбордингу для податкових консультантів розуміють автоматизований прийом нових клієнтів через цифрові платформи. На відміну від традиційних методів, які потребують паперових форм та особистих зустрічей, він забезпечує безперебійну, безпечну та швидку інтеграцію. Ключовими компонентами є перевірка особи, декларація про захист даних та первинна передача даних.

Згідно з дослідженням Асоціації податкових консультантів, контори заощаджують до 70% часу завдяки цифровим процесам. Такі інструменти, як DATEV або хмарні рішення, легко інтегруються та зменшують кількість помилок. Для податкового консультанта це означає: більше уваги консультуванню замість адміністрування.

Переваги цифрового онбордингу

• Швидше прийняття клієнта: новий клієнт можливий за 15 хвилин.
• Вища задоволеність клієнтів завдяки підходам mobile-first та UX-оптимізації.
• Масштабованість: ідеально для контор, що ростуть.
• Зменшення відсіву (drop-offs) у робочому процесі завдяки інтуїтивно зрозумілим процесам.
• Дотримання комплаєнсу: автоматичні перевірки на відповідність GoBD та DSGVO.

Ці переваги роблять робочий процес онбордингу для податкових консультантів обов'язковим у сучасному податковому консультуванні.

Цифровий процес онбордингу: покрокова інструкція

Ефективний онбординг нового клієнта починається з першого контакту. Ось практичний процес, заснований на таких інструментах, як Mandanten-Manager:

1. Крок 1: Перший контакт та реєстрація – клієнт отримує посилання на безпечний портал.
2. Крок 2: Збір даних – автоматизовані форми для персональних даних та перевірки особи.
3. Крок 3: Декларація про захист даних та згоди – відповідно до DSGVO через електронний підпис.
4. Крок 4: Укладення договору – цифровий підпис та надання довіреності.
5. Крок 5: Первинна передача даних – безпечне завантаження документів та інтеграція в CRM-системи.
6. Крок 6: Інтеграція в бухоблік – автоматичне перенесення в такі системи, як DATEV.

Завдяки зашифрованим порталам забезпечується безпечна передача даних, що вирішує такі поширені проблеми, як захист даних. З Mandanten-Manager це відбувається менш ніж за 15 хвилин.

Інтеграція CRM-систем, таких як Mandanten-Manager

Mandanten-Manager покращує ефективність завдяки інтеграції функцій CRM. Автоматизовані нагадування про терміни та перевірки на відповідність зменшують кількість помилок. Переглянути ціни для вибору відповідних пакетів.

Чек-лист для прийому клієнтів: чек-лист Mandanten-Manager

Вичерпний чек-лист прийому клієнтів є важливим. Ось практичний список для вашого цифрового процесу:

• Перевірка особи: перевірка паспортних даних через Video-Ident або завантаження.
• Декларація про захист даних: отримання згоди згідно з DSGVO.
• Надання довіреності: цифровий підпис для податкових справ.
• Первинна передача даних: завантаження податкових документів та квитанцій.
• Терміни запиту документів: встановлення дат для подання.
• Відповідність GoBD: забезпечення незмінності документації.
• Інтеграція в системи: автоматичне перенесення в DMS та CRM.

Цей чек-лист мінімізує ризики та забезпечує безперебійний прийом нового клієнта за 15 хвилин.

Комплаєнс у цифровому онбордингу: GoBD та DSGVO

GoBD вимагає незмінної документації та архівації, захищеної від маніпуляцій. Такі інструменти, як системи DMS, виконують це за допомогою автоматизованого протоколювання. Таким чином забезпечується відповідність GoBD у податковій консультації.

Для захисту даних DSGVO при онбордингу вам потрібні згоди на обробку даних та безпечне зберігання. Зашифровані портали запобігають порушенням захисту даних.

Запит документів та управління термінами

Запити документів повинні відбуватися вчасно, наприклад, відповідно до податкових вимог. Mandanten-Manager надсилає автоматичні нагадування, щоб уникнути штрафів.

Виклики та рішення в цифровому онбордингу

Поширеними проблемами є захист даних та безпечна передача. Рішення: зашифровані портали та дизайн mobile-first зменшують відсів. UX-оптимізація забезпечує інтуїтивно зрозумілі робочі процеси.

Дослідження показує, що 40% контор змогли масштабувати свої процеси завдяки цифровізації. Використовуйте цифрову документацію податкового консультанта для довгострокового успіху.

Практичні поради: інструменти та найкращі практики

Інтегруйте такі інструменти, як Lexoffice, для управління документами. Mandanten-Manager поєднує онбординг із CRM для автоматизованих процесів.

Висновок: Оптимізуйте свій процес онбордингу з Mandanten-Manager

Цифровий процес онбордингу для податкових консультантів дозволяє ефективно приймати клієнтів з дотриманням усіх норм. Почніть зараз і отримайте переваги від масштабованості та задоволеності клієнтів. Спробувати безкоштовно зараз!