Novo cliente em 15 minutos: O processo de onboarding digital para escritórios de contabilidade (Checklist + Processo)

Introdução ao processo de onboarding digital para escritórios de contabilidade

No mundo digital de hoje, o processo de onboarding digital para escritórios de contabilidade é um fator decisivo para a eficiência e a satisfação do cliente. Muitos consultores fiscais lutam com processos manuais demorados na admissão de novos clientes. No entanto, com ferramentas modernas como o Mandanten-Manager, pode processar um novo cliente em 15 minutos. Este artigo aborda o processo, uma checklist prática e como garantir a conformidade com GoBD e RGPD.

O workflow de onboarding típico inclui etapas como o contacto inicial, recolha de dados, celebração do contrato e integração nos sistemas de contabilidade. As ferramentas digitais reduzem o tempo para menos de 15 minutos através de formulários automatizados e assinaturas eletrónicas. Continue a ler para obter insights práticos e veja outros artigos do blog, para otimizar o seu escritório.

O que é um processo de onboarding digital? Fundamentos e definição

O processo de onboarding digital para escritórios de contabilidade refere-se à admissão automatizada de novos clientes através de plataformas digitais. Ao contrário dos métodos tradicionais, que exigem formulários em papel e reuniões presenciais, este permite uma integração contínua, segura e rápida. Os componentes-chave são a verificação de identidade, a declaração de proteção de dados e a transferência inicial de dados.

De acordo com um estudo da associação de consultores fiscais, os escritórios poupam até 70% de tempo através de processos digitais. Ferramentas como DATEV ou soluções na cloud integram-se perfeitamente e reduzem as fontes de erro. Para os consultores fiscais, isto significa: mais foco na consultoria em vez da administração.

Vantagens do onboarding digital

• Aceitação de mandato mais rápida: novo cliente possível em 15 minutos.
• Maior satisfação do cliente através de abordagens mobile-first e otimização de UX.
• Escalabilidade: ideal para escritórios em crescimento.
• Redução de drop-offs no workflow através de processos intuitivos.
• Cumprimento de compliance: verificações automáticas para GoBD e RGPD.

Estas vantagens tornam o workflow de onboarding para consultores fiscais um elemento obrigatório na consultoria fiscal moderna.

O processo de onboarding digital: Guia passo a passo

Um onboarding de novos clientes eficiente começa com o contacto inicial. Aqui está um processo prático baseado em ferramentas como o Mandanten-Manager:

1. Passo 1: Contacto inicial e registo – O cliente recebe um link para um portal seguro.
2. Passo 2: Recolha de dados – Formulários automatizados para dados pessoais e verificação de identidade.
3. Passo 3: Declaração de proteção de dados e consentimentos – Em conformidade com o RGPD via assinatura eletrónica.
4. Passo 4: Celebração do contrato – Assinatura digital e concessão de procuração.
5. Passo 5: Transferência inicial de dados – Upload seguro de documentos e integração em sistemas CRM.
6. Passo 6: Integração na contabilidade – Transferência automática para sistemas como DATEV.

Através de portais encriptados, a transferência segura de dados é garantida, resolvendo desafios comuns como a proteção de dados. Com o Mandanten-Manager, isto ocorre em menos de 15 minutos.

Integração de sistemas CRM como o Mandanten-Manager

O Mandanten-Manager melhora a eficiência através da integração de funções de CRM. Lembretes automatizados de prazos e verificações de conformidade reduzem erros. Ver preços para pacotes adequados.

Checklist para a admissão de clientes: Checklist Mandanten-Manager

Uma checklist de admissão de clientes abrangente é essencial. Aqui está uma lista orientada para a prática para o seu processo digital:

• Verificação de identidade: Verificação de dados de identificação via vídeo-ident ou upload.
• Declaração de proteção de dados: Obtenção de consentimentos de acordo com o RGPD.
• Concessão de procuração: Assinatura digital para assuntos fiscais.
• Transferência inicial de dados: Upload de documentos fiscais e comprovativos.
• Prazos de solicitação de documentos: Definição de datas para submissões.
• Conformidade GoBD: Garantia de documentação inalterável.
• Integração em sistemas: Transferência automática para DMS e CRM.

Esta checklist minimiza riscos e garante um novo cliente em 15 minutos.

Compliance no onboarding digital: GoBD e RGPD

O GoBD exige documentação inalterável e arquivamento à prova de auditoria. Ferramentas como sistemas DMS cumprem isto através de registos automatizados. A conformidade GoBD no escritório de contabilidade está assim garantida.

Para o RGPD proteção de dados onboarding, necessita de consentimentos para o processamento de dados e armazenamento seguro. Portais encriptados evitam violações de proteção de dados.

Solicitação de documentos e gestão de prazos

As solicitações de documentos devem ser feitas dentro dos prazos, por exemplo, dentro dos requisitos da legislação fiscal. O Mandanten-Manager envia lembretes automáticos para evitar penalizações.

Desafios e soluções no onboarding digital

Problemas comuns são a proteção de dados e a transferência segura. Solução: Portais encriptados e designs mobile-first reduzem os drop-offs. A otimização de UX garante workflows intuitivos.

Um estudo mostra que 40% dos escritórios conseguiram escalar os seus processos através da digitalização. Utilize a documentação digital para consultores fiscais para o sucesso a longo prazo.

Insights práticos: Ferramentas e Melhores Práticas

Integre ferramentas como Lexoffice para gestão de documentos. O Mandanten-Manager combina onboarding com CRM para processos automatizados.

Fazit: Optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess mit Mandanten-Manager

O processo de onboarding digital para escritórios de contabilidade permite uma aceitação de mandato eficiente em conformidade com os regulamentos. Comece agora e beneficie da escalabilidade e satisfação. Teste agora gratuitamente!