Uusi asiakkuus 15 minuutissa: Digitaalinen onboarding-prosessi tilitoimistoille (tarkistuslista + prosessi)

Johdanto tilitoimistojen digitaaliseen onboarding-prosessiin

Nykypäivän digitaalisessa maailmassa digitaalinen onboarding-prosessi tilitoimistoille on ratkaiseva tekijä tehokkuuden ja asiakastyytyväisyyden kannalta. Monet veroneuvojat kamppailevat aikaa vievien manuaalisten prosessien kanssa uusia asiakkaita vastaanottaessaan. Nykyaikaisilla työkaluilla, kuten Mandanten-Managerilla, voit kuitenkin käsitellä uuden asiakkuuden 15 minuutissa. Tämä artikkeli tarkastelee prosessia, käytännön tarkistuslistaa ja sitä, miten varmistat GoBD- ja GDPR-vaatimustenmukaisuuden.

Tyypillinen onboarding-työnkulku sisältää vaiheita, kuten ensikontaktin, tietojen keräämisen, sopimuksen tekemisen ja integroinnin kirjanpitojärjestelmiin. Digitaaliset työkalut lyhentävät ajan alle 15 minuuttiin automatisoitujen lomakkeiden ja sähköisten allekirjoitusten avulla. Lue lisää saadaksesi käytännön oivalluksia ja tutustu muihin blogiartikkeleihin optimoidaksesi toimistosi toimintaa.

Mikä on digitaalinen onboarding-prosessi? Perusteet ja määritelmä

Termi digitaalinen onboarding-prosessi tilitoimistoille tarkoittaa uusien asiakkaiden automatisoitua vastaanottoa digitaalisten alustojen kautta. Toisin kuin perinteiset menetelmät, jotka vaativat paperilomakkeita ja henkilökohtaisia tapaamisia, se mahdollistaa saumattoman, turvallisen ja nopean integroinnin. Keskeisiä osatekijöitä ovat henkilöllisyyden todentaminen, tietosuojaseloste ja alustava tiedonsiirto.

Veroneuvojien liiton tutkimuksen mukaan toimistot säästävät digitaalisten prosessien avulla jopa 70 % aikaa. Työkalut, kuten DATEV tai pilviratkaisut, integroituvat saumattomasti ja vähentävät virhelähteitä. Veroneuvojalle tämä tarkoittaa enemmän keskittymistä neuvontaan hallinnon sijaan.

Digitaalisen onboardingin edut

• Nopeampi asiakkuuden aloitus: Uusi asiakkuus mahdollista 15 minuutissa.
• Korkeampi asiakastyytyväisyys mobile-first-lähestymistavan ja UX-optimoinnin ansiosta.
• Skaalautuvuus: Ihanteellinen kasvaville toimistoille.
• Keskeytysten (drop-offs) vähentäminen työnkulussa intuitiivisten prosessien avulla.
• Vaatimustenmukaisuuden noudattaminen: Automaattiset tarkistukset GoBD:tä ja GDPR:ää varten.

Nämä edut tekevät veroneuvojan onboarding-työnkulusta välttämättömyyden nykyaikaisessa veroneuvonnassa.

Digitaalinen onboarding-prosessi: Vaiheittaiset ohjeet

Tehokas uuden asiakkaan onboarding alkaa ensikontaktista. Tässä on käytännönläheinen prosessi, joka perustuu Mandanten-Managerin kaltaisiin työkaluihin:

1. Vaihe 1: Ensikontakti ja rekisteröityminen – Asiakas saa linkin suojattuun portaaliin.
2. Vaihe 2: Tietojen kerääminen – Automatisoidut lomakkeet henkilötiedoille ja henkilöllisyyden todentamiselle.
3. Vaihe 3: Tietosuojaseloste ja suostumukset – GDPR-yhteensopiva sähköinen allekirjoitus.
4. Vaihe 4: Sopimuksen tekeminen – Digitaalinen allekirjoitus ja valtakirjan antaminen.
5. Vaihe 5: Alustava tiedonsiirto – Tositteiden turvallinen lataus ja integrointi CRM-järjestelmiin.
6. Vaihe 6: Integrointi kirjanpitoon – Automaattinen siirto järjestelmiin, kuten DATEV.

Salattujen portaalien avulla varmistetaan turvallinen tiedonsiirto, mikä ratkaisee yleiset haasteet, kuten tietosuojan. Mandanten-Managerilla tämä tapahtuu alle 15 minuutissa.

CRM-järjestelmien, kuten Mandanten-Managerin, integrointi

Mandanten-Manager parantaa tehokkuutta integroimalla CRM-toiminnot. Automatisoidut muistutukset määräajoista ja compliance-tarkistukset vähentävät virheitä. Katso hinnat sopiville paketeille.

Asiakkaan vastaanoton tarkistuslista: Mandanten-Manager tarkistuslista

Kattava asiakkaan vastaanoton tarkistuslista on välttämätön. Tässä on käytännönläheinen lista digitaalista prosessiasi varten:

• Henkilöllisyyden todentaminen: Henkilöllisyystodistuksen tietojen tarkistaminen video-tunnistautumisella tai latauksella.
• Tietosuojaseloste: Suostumusten hankkiminen GDPR:n mukaisesti.
• Valtakirjan antaminen: Digitaalinen allekirjoitus veroasioita varten.
• Alustava tiedonsiirto: Veroasiakirjojen ja tositteiden lataus.
• Tositteiden pyytämisen määräajat: Määräaikojen asettaminen toimituksille.
• GoBD-vaatimustenmukaisuus: Muuttumattoman dokumentaation varmistaminen.
• Integrointi järjestelmiin: Automaattinen siirto DMS- ja CRM-järjestelmiin.

Tämä tarkistuslista minimoi riskit ja varmistaa sujuvan uuden asiakkuuden 15 minuutissa.

Compliance digitaalisessa onboardingissa: GoBD ja GDPR

GoBD vaatii muuttumatonta dokumentaatiota ja auditointivarmaa arkistointia. DMS-järjestelmien kaltaiset työkalut täyttävät tämän automatisoidun lokituksen avulla. Tilitoimiston GoBD-vaatimustenmukaisuus on siten taattu.

GDPR tietosuoja onboarding -prosessia varten tarvitset suostumukset tietojen käsittelyyn ja turvalliseen tallennukseen. Salatut portaalit estävät tietosuojaloukkaukset.

Tositteiden pyytäminen ja määräaikojen hallinta

Tositteiden pyynnöt on tehtävä ajallaan, esimerkiksi verolainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Mandanten-Manager lähettää automaattisia muistutuksia sakkojen välttämiseksi.

Haasteet ja ratkaisut digitaalisessa onboardingissa

Yleisiä ongelmia ovat tietosuoja ja turvallinen siirto. Ratkaisu: Salatut portaalit ja mobile-first-suunnittelu vähentävät keskeytyksiä. UX-optimointi varmistaa intuitiiviset työnkulut.

Tutkimus osoittaa, että 40 % toimistoista pystyi skaalaamaan prosessejaan digitalisaation avulla. Hyödynnä veroneuvojan digitaalista dokumentaatiota pitkäaikaisen menestyksen saavuttamiseksi.

Käytännön oivalluksia: Työkalut ja parhaat käytännöt

Integroi työkaluja, kuten Lexoffice, tositteiden hallintaan. Mandanten-Manager yhdistää onboardingin ja CRM:n automatisoituja prosesseja varten.

Johtopäätös: Optimoi onboarding-prosessisi Mandanten-Managerilla

Digitaalinen onboarding-prosessi tilitoimistoille mahdollistaa tehokkaan asiakkuuden aloittamisen säädöksiä noudattaen. Aloita nyt ja hyödy skaalautuvuudesta ja tyytyväisyydestä. Kokeile nyt ilmaiseksi!