Uus klient 15 minutiga: digitaalne onboarding-protsess raamatupidamisbüroodele (kontrollnimekiri + protsess)

Sissejuhatus raamatupidamisbüroode digitaalsesse onboarding-protsessi

Tänapäeva digimaailmas on raamatupidamisbüroode digitaalne onboarding-protsess tõhususe ja kliendirahulolu määrav tegur. Paljud maksunõustajad võitlevad aeganõudvate manuaalsete protsessidega uute klientide vastuvõtmisel. Kuid moodsate tööriistadega nagu Mandanten-Manager saate uue kliendi töösse võtta 15 minutiga. See artikkel käsitleb protsessi, praktilist kontrollnimekirja ja seda, kuidas tagada vastavus GoBD ja DSGVO nõuetega.

Tüüpiline onboarding-töövoog hõlmab selliseid samme nagu esmane kontakt, andmete kogumine, lepingu sõlmimine ja integreerimine raamatupidamissüsteemidesse. Digitaalsed tööriistad vähendavad aega alla 15 minuti tänu automatiseeritud vormidele ja e-allkirjadele. Lugege edasi praktiliste teadmiste saamiseks ja vaadake Veel blogiartikleid, et oma bürood optimeerida.

Mis on digitaalne onboarding-protsess? Alused ja määratlus

Raamatupidamisbüroode digitaalne onboarding-protsess tähistab uute klientide automatiseeritud vastuvõtmist digitaalsete platvormide kaudu. Erinevalt traditsioonilistest meetoditest, mis nõuavad paberivorme ja isiklikke kohtumisi, võimaldab see sujuvat, turvalist ja kiiret integreerimist. Võtmekomponendid on isikutuvastus, andmekaitseavaldus ja esmane andmete edastamine.

Maksunõustajate liidu uuringu kohaselt säästavad bürood digitaalsete protsesside abil kuni 70% aega. Tööriistad nagu DATEV või pilvelahendused integreeruvad sujuvalt ja vähendavad veaallikaid. Maksunõustaja jaoks tähendab see: rohkem keskendumist nõustamisele administratiivtöö asemel.

Digitaalse onboardingu eelised

• Kiirem kliendi vastuvõtmine: uus klient on võimalik 15 minutiga.
• Suurem kliendirahulolu tänu mobiilsetele lahendustele ja UX-optimeerimisele.
• Skaleeritavus: ideaalne kasvavatele büroodele.
• Katkestamiste vähendamine töövoos tänu intuitiivsetele protsessidele.
• Vastavuse tagamine: automaatsed kontrollid GoBD ja DSGVO jaoks.

Need eelised muudavad maksunõustaja onboarding-töövoo tänapäevases nõustamises kohustuslikuks.

Digitaalne onboarding-protsess: samm-sammuline juhend

Tõhus uue kliendi onboarding algab esmasest kontaktist. Siin on praktiline protsess, mis põhineb sellistel tööriistadel nagu Mandanten-Manager:

1. Samm 1: Esmane kontakt ja registreerimine – klient saab lingi turvalisse portaali.
2. Samm 2: Andmete kogumine – automatiseeritud vormid isikuandmete ja isikutuvastuse jaoks.
3. Samm 3: Andmekaitseavaldus ja nõusolekud – DSGVO-le vastav e-allkiri.
4. Samm 4: Lepingu sõlmimine – digitaalne allkiri ja volituse andmine.
5. Samm 5: Esmane andmete edastamine – dokumentide turvaline üleslaadimine ja integreerimine CRM-süsteemidesse.
6. Samm 6: Integreerimine raamatupidamisse – automaatne ülekandmine süsteemidesse nagu DATEV.

Krüpteeritud portaalide kaudu tagatakse turvaline andmeedastus, mis lahendab sagedased väljakutsed nagu andmekaitse. Mandanten-Manageriga toimub see vähem kui 15 minutiga.

CRM-süsteemide nagu Mandanten-Manager integreerimine

Mandanten-Manager parandab tõhusust CRM-funktsioonide integreerimise kaudu. Automaatsed meeldetuletused tähtaegade ja vastavuskontrollide kohta vähendavad vigu. Vaadake hindu sobivate pakettide leidmiseks.

Kliendi vastuvõtmise kontrollnimekiri: Mandanten-Manageri kontrollnimekiri

Põhjalik kliendi vastuvõtmise kontrollnimekiri on hädavajalik. Siin on praktiline nimekiri teie digitaalse protsessi jaoks:

• Isikutuvastus: ID-andmete kontrollimine video-tuvastuse või üleslaadimise teel.
• Andmekaitseavaldus: nõusolekute hankimine vastavalt DSGVO-le.
• Volituse andmine: digitaalne allkiri maksuasjadeks.
• Esmane andmete edastamine: maksudokumentide ja tšekkide üleslaadimine.
• Dokumentide küsimise tähtajad: esitamise tähtaegade määramine.
• GoBD-vastavus: muudetamatu dokumentatsiooni tagamine.
• Integreerimine süsteemidesse: automaatne ülekandmine DMS-i ja CRM-i.

See kontrollnimekiri minimeerib riske ja tagab sujuva uue kliendi vastuvõtmise 15 minutiga.

Vastavus digitaalses onboardingus: GoBD ja DSGVO

GoBD nõuab muudetamatut dokumentatsiooni ja auditeerimiskindlat arhiveerimist. Tööriistad nagu DMS-süsteemid täidavad seda automaatse logimise kaudu. Seega on GoBD vastavus raamatupidamisbüroos tagatud.

Jaoks DSGVO andmekaitse onboarding, vajate nõusolekuid andmete töötlemiseks ja turvaliseks säilitamiseks. Krüpteeritud portaalid hoiavad ära andmekaitserikkumised.

Dokumentide küsimine ja tähtaegade haldamine

Dokumentide küsimine peab toimuma õigeaegselt, nt maksuõiguslike eeskirjade kohaselt. Mandanten-Manager saadab automaatseid meeldetuletusi, et vältida trahve.

Väljakutsed ja lahendused digitaalses onboardingus

Sagedased probleemid on andmekaitse ja turvaline edastus. Lahendus: Krüpteeritud portaalid ja mobiilsed disainid vähendavad katkestamisi. UX-optimeerimine tagab intuitiivsed töövood.

Uuring näitab, et 40% büroodest suutsid tänu digitaliseerimisele oma protsesse skaleerida. Kasutage maksunõustaja digitaalset dokumentatsiooni pikaajalise edu saavutamiseks.

Praktilised teadmised: tööriistad ja parimad tavad

Integreerige tööriistu nagu Lexoffice dokumentide haldamiseks. Mandanten-Manager kombineerib onboardingu CRM-iga automatiseeritud protsesside jaoks.

Kokkuvõte: Optimeerige oma onboarding-protsessi Mandanten-Manageriga

Raamatupidamisbüroode digitaalne onboarding-protsess võimaldab tõhusat kliendi vastuvõtmist eeskirju järgides. Alustage kohe ja saage osa skaleeritavusest ja rahulolust. Proovi nüüd tasuta!